//H&W denkt Projektmanagement neu

Veränderung kommt von innen! Manifestiert hat sich das ganze aber auch schon nach außen – mit unserem Umzug in neue Räumlichkeiten vor einigen Wochen. Aber gerade intern hat sich in den letzten Wochen einiges getan.

Wir haben uns gefragt: „Wie können wir noch besser, noch effizienter und noch agiler werden? Wie verhindern wir Miss-Kommunikation oder Fehler in der Abstimmung? Wie schaffen wir es, mit unseren bestehenden Systemen noch mal eine Schippe draufzulegen?“ Was dabei entspross, war ein komplett neu gedachtes Projektmanagement, ein Novum in seiner Art. Aber fangen wir von vorn an.

Inhalt

Neue Herausforderungen

Unser Erfolgsrezept ist ein über die Jahre und Monate gewachsenes Team aus Experten und Allroundern, die immer eines im Fokus haben: Eine ganzheitliche Betreuung unserer Kunden für alle digitalen Belange, die eines hervorbringt – zählbare Ergebnisse.

Mit dem stetigen Zustrom an neuen KMUs, die unsere Leistungen in Anspruch nehmen wollten, lernten auch wir kontinuierlich dazu und auch unser Team (und damit unsere Kompetenzen) sind weiter gewachsen – was natürlich auch für uns Herausforderungen mit sich bringt.

Wie gelingt Kommunikation?

Mehr Kompetenzen, mehr Kunden und mehr Betreuung bedeutet vorwiegend eines: mehr Kommunikation. Mit unserem Projektmanagementtool „Monday“ waren wir schon immer effizient organisiert und am Zahn der Zeit. Was uns bei zunehmenden Aufgaben fehlte? Die Agilität.

Kontinuierlich lernen

Wir fragten uns: „Wie können wir sicherstellen, dass wir auch mit zunehmenden Kompetenzen und Betreuungsaufwand weiterhin so flexibel und gut vernetzt arbeiten können? Wie schaffen wir es, dass Know-how nicht untergeht und wir einen kontinuierlichen Lerneffekt schaffen?“

Projektmanagement: Scrum, Sig Sigma & Co.?

Schnell war klar: Wir benötigen ein agileres Projektmanagement mit kürzeren Intervallen und mehr Feedbackschleifen. Bisher planten wir unsere Projekte monatlich – und in einem Monat fließt viel Wasser die Rems hinunter.

Agiles Projektmanagement für KMU?

Klar war aber auch: klassische agile Projektmanagement-Methoden passten einfach nicht so richtig zu unserem Anwendungsfall. Geschäftsführer von KMUs kennen das Problem. Es gibt nun mal kein in der Theorie entwickeltes Modell, das zu 100 % auf den praktischen Anwendungsfall zugeschnitten ist.

Wie das bei //H&W nun mal so ist, haben wir also einfach kurzerhand unser eigenes Modell entwickelt. Welche Elemente uns dabei aus den gängigen agilen Methoden wichtig waren, zeigt folgende Tabelle.

Wie funktioniert das agile //H&W-Projektmanagement?

Für eine effiziente Projektplanung und -durchführung ist Kommunikation (auf mehreren Ebenen und in allen Phasen) absolut entscheidend. Jeder Mitarbeiter muss genau wissen, wann etwas, warum, wie und für wen zu erledigen ist. Sonst kommen wir in unserem extrem dynamischen Projektumfeld schnell an Grenzen. 

Herausforderung 1: Oft passieren im Laufe von Projekten Fehler, weil Teammitglieder nicht richtig oder umfassend gebrieft wurden. Bei der Menge an Projekten und teilweise sehr individuellen Aufgabenfeldern, war es schon immer eine Herausforderung jedem einzelnen einen „Überblick“ über das Große und Ganze zu geben und ihn gleichzeitig perfekt auf seine Aufgabe einzustellen.

So war für uns klar, dass durch ein umfassendes Briefing zukünftig ein klares Aufgaben- und Anforderungsfeld für jeden einzelnen Task definiert werden müssen.

Gleichzeitig sollte das Gesamtverständnis für alle Kunden, Aufgaben und Prozesse im Team steigen. Hierfür wurde das Backlog aus dem klassischen Scrum als Vorbild herangezogen.

Herausforderung 2: Ein weiteres Problem waren ständigen Unterbrechungen der eigenen Arbeit aufgrund von spontanen Aufgaben, Herausforderungen oder eben schlecht geplanten/gebrieften Tasks. So waren Unterbrechungen der eigenen Arbeit an der Tagesordnung, was den Fokus und Workflow natürlich massiv gestört hat – und damit die Produktivität. 

Um diese Unterbrechungen zu verhindern und ein produktives & fokussiertes Arbeitsumfeld zu schaffen, haben wir die Sprintphase geschaffen.

Herausforderung 3: Wir vertreten die Auffassung, dass ein Fehler nichts Schlimmes ist, viel wichtiger ist der Umgang mit diesem. Es ist von weit höherer Bedeutung zunächst den Fehler und dessen Auswirkungen zu beseitigen und sicherzustellen, dass dieser nicht noch einmal passiert.

Auf Projektebene bedeutet das, ein umfassendes Debriefing des vergangenen Sprints durchzuführen. Hier werden die Durchführung und deren Erfolge/Misserfolge aller einzelnen Aufgaben & Ziele besprochen und im Team analysiert, was im kommenden Sprint anders laufen muss.

Challenge: 100 % flexible Arbeitszeiten und Home Office

Kommunikation gelingt hauptsächlich dann, wenn alle relevanten Gesprächsteilnehmer zur gleichen Zeit an einem Tisch sitzen. Da bei uns die zeitliche und örtliche Flexibilität großgeschrieben wird, war das schon mal die erste Herausforderung, die es zu bewältigen galt.

Communication is key

Wir schränkten unsere Flexibilität also dahin gehend ein, dass wir uns darauf verständigten, an einem Tag pro Projektplanungs-Intervall zur selben Zeit am selben Ort (= Büro) zu sein. Ein solcher Einschnitt in die bisherige Arbeitskultur gelingt vorwiegend durch gute Kommunikation, mit der allen Beteiligten die Notwendigkeit deutlich gemacht wird.

Die verschiedenen Rollen

Jedem Haupttask wird ein Hauptverantwortlicher zugeteilt – der sogenannte Scrum Master. Der Scrum Master ist dafür zuständig, die Dokumentation zu pflegen und sicherzustellen, dass alle Subtasks wie geplant erledigt werden.

Jeder Haupttask besteht aus einem oder mehreren Subtasks. Diese Subtasks werden von der zweiten Rolle, dem Scrum Member, ausgeführt.

In der Sprintphase wird also nur zwischen einem Scrum Master und einem Scrum Member unterschieden, während es im Backlog und Debrief keine Rollenaufteilung gibt.

Ein Überblick: Unsere neuen Projektphasen

Wir haben uns aus allen gängigen Methodiken genau die Dinge herausgesucht, die wir benötigen.

Essenziell wichtig sind für uns nun 3 Bausteine: Backlog, Sprint & Debrief

Der Backlog:

Der Backlog ist übersetzt ein Planungstag. Wir setzen uns als gesamtes Team zusammen und besprechen alle fälligen Aufgaben für das nächste Sprintintervall.

Dabei verteilen wir die Zuständigkeiten (Rollen) aller Mitarbeiter und definieren klar und eindeutig die zu erledigenden Aufgaben (nach der SMART-Methode). Auch beteiligen sich alle Teammitglieder an der gesamten Planung aller Projekte – das schärft das Verständnis des „großen Ganzen“ und fördert die Kommunikation.

Der entscheidende Vorteil: Jeder im Team weiß, was in der Gesamtheit für das nächste Intervall geplant ist und etwaige Fragen werden im Zuge der Planung direkt geklärt. Das bedeutet: 100 % Fokus in der Sprintphase.

Zielsetzung: Exzellentes Briefing & Know-how über alle Projekte aufbauen 

Die Sprintphase

Diese Phase dauert je nach Planung im Backlog zwischen 6 und 8 Tagen. Jedes Teammitglied weiß, was er oder sie zu tun hat. Dadurch ergibt sich maximale Effizienz bei gleichzeitiger Flexibilität.

Aufgaben können individuell priorisiert werden und kommunikationsbedingte Zeitfresser sind durch den strukturierten Backlog und der Abstimmung im Vorfeld aus der Welt geschafft.

Zu jeder Aufgabe wird eine Dokumentation angelegt, in welcher festgehalten wird, welche Dinge gut funktionierten und wo nach Optimierungsbedarf besteht.  Mit dieser ausgefüllten Dokumentation geht es dann in den Debrief.

Zielsetzung: Voller Fokus auf die eigene Arbeit für maximale Produktivität

Der Debrief.

Beim Debrief kommt das gesamte Team wieder zusammen. Alle im Backlog definierten Aufgaben werden hier evaluiert. Wo funktionierten Dinge wie geplant? Wo traten Probleme auf?

Dieses Feedback wird diskutiert und Verbesserungspotenziale werden in der Dokumentation festgehalten. Mit den dazugewonnen Erkenntnissen geht es anschließend wieder in den Backlog und der Zyklus aus den drei Phasen wiederholt sich.

Der Lerneffekt aus einem Zyklus geht damit ohne Umschweife direkt in den nächsten über.

Zielsetzung: Fehlerbehebung & Prozessoptimierung

Was bedeutet das für unsere Kunden?

Für unsere Kunden ändert sich dadurch zunächst erstmal gar nichts! Aber unsere Zielsetzung ist es, zukünftig wieder deutlich effizienter zu arbeiten und Fehlern durch mangelnde Kommunikation präventiv entgegenzuwirken.

Wir sind immer dabei, Prozesse zu hinterfragen, zu optimieren oder gar komplett neu zu denken. Darin unterstützen wir auch immer wieder unsere Kunden und Partner. Lass uns gerne mal persönlich in einem Call über Deine aktuellen Challenges im Projektmanagement sprechen, weniger als Mehrwert für beide Seiten, kann dabei nicht herauskommen.